Cultura vs Procedura

Cultura vs Procedura è un tema che ricorre spesso nelle imprese. Più di quello che si possa immaginare.

È più importante lavorare sulla Cultura in azienda o definire bene i flussi, le responsabilità e le attività da svolgere all’interno dell’organizzazione?

Le riflessioni riportate in questo articolo nascono da confronti vissuti in diverse realtà, che sono ricorrenti a dimostrazione che si tratta di un argomento sentito.

“La Cultura si mangia la Strategia a colazione” diceva Peter Drucker, per sottolineare la sua importanza come elemento imprescindibile per il successo o meno dell’impresa.

La tesi di chi focalizza l’attenzione sulla Cultura è che se esiste un allineamento verso valori, obiettivi e comportamenti condivisi, non è necessario prevedere per filo e per segno chi fa, che cosa, come, quando, quali sono le interfacce ecc. Si rischia la burocratizzazione dei processi. Si limita il senso di responsabilità, la connessione con il ruolo e si innesca un meccanismo di distacco e, a volte, anche di autodifesa nelle persone.

La controtesi afferma, invece, che definire con chiarezza i flussi, i ruoli, le responsabilità e i compiti aiuti a lavorare meglio e a utilizzare tutti lo stesso approccio.

Lavorare secondo prassi condivise permette di chiarire processi, i passaggi di consegna e di informazioni, evitando le zone di ambiguità in cui spesso accadono incomprensioni con deterioramento del livello di qualità erogata.

La predisposizione di documenti che descrivono l’organizzazione e il suo funzionamento facilita anche la diffusione del know how all’interno. Il sapere non è solo nella testa di pochi e agevola anche la formazione e l’inserimento del nuovo personale.

Quindi Cultura vs. Procedura?

Sembra ovvio (ma come detto in molti casi non lo è): non può esistere contrapposizione tra questi due approcci.

Cultura e Processi chiari sono le due facce di una stessa medaglia di grande valore.

Ce lo insegna anche lo sport. Una squadra non può vincere se si basa esclusivamente sulla Cultura dei/lle giocatori/trici. Le persone possono essere tutte allineate verso gli stessi obiettivi, avere tutte gli stessi valori, aiutarsi a vicenda, “buttare il cuore oltre l’ostacolo”. Ma se non c’è chiarezza sui ruoli e sulle regole non si vince.

Allo stesso modo, non è sufficiente prevedere schemi e compiti nei dettagli. Se manca l’atteggiamento giusto, una certa visione, una condivisione di valori e obiettivi, tutto diventa freddo e ingessato e si perde ugualmente. La mancanza di una forte Cultura nelle organizzazioni tende ad aumentare la formalizzazione e la rigidità, con produzione continua di documenti su documenti.

La soluzione (e la difficoltà) è prima di tutto di evitare la polarizzazione del tema. A volte si rischia di scivolare su questa insidia.

Non esiste Cultura O Procedura, ma Cultura E Procedura.

Sulla Cultura bisogna lavorare costantemente e in profondità. La Direzione ha, da questo punto di vista, la sua responsabilità principale.

Anche perché una Cultura organizzativa c’è sempre. Che sia pensata o spontanea, nelle organizzazioni si forma sempre una Cultura che influenza i comportamenti e la quotidianità delle persone. (leggi Gestione o Prevenzione dei Conflitti?)

Dall’altro lato, definire ruoli, responsabilità, compiti, interfacce, flussi vuol dire mettere a disposizione dell’organizzazione degli strumenti per ottenere efficacia ed efficienza nelle cose che vengono fatte. È questa l’ottica con cui si deve approcciare questo secondo aspetto.

La prima area compete alla Leadership, la seconda al Management.

Roberto Malavolta
Laureato in Economia e Commercio, da sempre appassionato del mondo dell’impresa, è consulente aziendale e formatore nei processi di Marketing e Organizzazione dal 1992. Ha maturato una lunga esperienza collaborando con molte imprese di diverse dimensioni e appartenenti a vari settori di attività. Affianca gli imprenditori e i responsabili aziendali nell’affrontare i temi legati allo sviluppo sul mercato e all’orientamento al cliente, alla ottimizzazione organizzativa e al miglioramento della professionalità dei collaboratori.